Veelgestelde vragen over incassobureau’s en incasso

Wacht u al een lange tijd op de betaling van een aantal openstaande facturen? Voor ondernemingen kan dit echt een nachtmerrie zijn, financieel maar ook administratief. Een incassobureau is een kantoor dat zich professioneel bezighoudt met het terugvorderen van achterstallige betalingen. Zij specialiseren zich in het contacteren van schuldenaars, opdat u uw centen terugziet. Uiteraard is wat een incassobureau doet een dienst, hier moet dus ook voor betaald worden. Hoe gaat dit juist in zijn gang, en wie betaalt het bureau dan? Alle informatie die u nodig hebt over de werking, wettelijke mogelijkheden en kosten van een incassobureau vindt u hier.

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau, u hebt het woord wellicht al meerdere keren gehoord maar wat betekent het eigenlijk? Wel, een incassobureau is een onderneming die openstaande vorderingen int. Wanneer een andere onderneming het nalaat zijn schuld te betalen, kan de schuldeiser een beroep doen op een gerechtsdeurwaarder, advocaat of dus een incassobureau. Deze tussenkomst kan niet geweigerd worden en en wordt volgens de wet geregeld. Het kantoor zal vervolgens schuld proberen terug te incasseren, namens de schuldeisers.

Wie betaald het incassobureau?

Een incassobureau verleent zijn diensten tegen een vergoeding. Deze vergoeding zal de schuldeiser verhalen op de schuldenaar. Dit komt er dus op neer dat het incassokantoor naast de hoofdsom ook zijn eigen ‘loon’ probeert te incasseren bij de onderneming.

Een incassobureau kan er ook voor opteren om de hele vordering op te kopen door middel van een cessie, mits mededeling aan de schuldenaar. Hierbij wordt het kantoor zelf de schuldeiser. Dit is een opportune regeling voor wie het bureau inschakelde. Anderzijds neemt het bureau het risico het geld niet terug te krijgen. Stel dat er een faillissement van de zaak volgt, dan zal de koopprijs van de cessie volledig weg zijn. Weinig bureaus opteren dan ook voor de cessie.

Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?

Wordt u geconfronteerd met een aanmaning van een incassobureau, of wilt u zelf een achterstallige schuld innen? Zorg er dan voor dat u goed op de hoogte bent van wat het incassokantoor in rekening kan brengen en wat niet. Wie de schulden moet betalen, wordt vaak ook de kosten van het incassobureau opgelegd. Dat zijn:

  • administratiekosten
  • registratiekosten
  • regelingskosten
  • bureau- en dossierkosten
  • buitengerechtelijke kosten (incassokosten)
  • leges (informatiekosten)

Zoals gezegd is het veelal de schuldenaar op wie deze kosten worden verhaald. Soms moet het betaald worden aan de deurwaarder die de opdracht heeft gekregen het geld te incasseren. Toch betekent dit niet altijd dat u als schuldenaar verplicht bent dit alles te betalen. Een rechter heeft hierover het laatste oordeel. De geclaimde kosten moeten redelijk zijn, en dus in verhouding staan met de getroffen incassomaatregelen.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

Een klant die maar niet betaald, voor een onderneming is dit een nachtmerrie. Bent u van plan een incassobureau in te schakelen, zorg dan dat u op de hoogte bent van de mogelijkheden.

Stel om te beginnen de schuldenaar op de hoogte van te stappen die u zal nemen. Soms kan deze waarschuwing al helpen. Deze schriftelijke aanmaning is wettelijk verplicht. Indien de aanmaning periode is verstreken, kan u een incassokantoor inschakelen. Dit kan nuttig zijn voor de eventuele gerechtelijke procedure die erop zal volgen. Bovendien moet u niet meteen tot het incasseren over te gaan. U kan ook vrijblijvend advies vragen bij het kantoor. Iedere situatie is anders, en daar houdt het incassobureau rekening mee.

Wat doet een incassobureau om een vordering te innen?

Om te beginnen sturen ze een brief naar de schuldenaar. Zo wordt deze meteen op de hoogte gebracht van de genomen stappen. In deze brief wordt opnieuw de inning van het geld benadrukt.

Vervolgens start het bureau een procedure (het incassotraject, lees hieronder verder voor een gedetailleerde beschrijving ervan). Deze is afhankelijk van de situatie. Ze sturen herinneringen, schrijven aanmanende brieven, mails, sms’en en brengen fysiek bezoek aan de wanbetaler. Het doel blijft hetzelfde: het geld innen. Of desnoods te weten komen waarom het niet betaald kan worden. Gedurende dit hele proces wordt u op de hoogte gehouden.

Hoe verloopt het incassotraject?

Wanneer u een aanvraag indient bij een incassobureau, komt dit dossier terecht bij de dossierbeheerder. Hij of zij bevestigt dit via e-mail. Daarna kan de invorderingsprocedure worden ingezet. De wet verplicht het incassobureau om een verschil te maken tussen B2B (Business to Business) en B2C (Business to consumers) dossiers. Bent u een bedrijf dat een openstaande schuld van een persoon wilt innen, dan valt u onder B2C. Indien een onderneming een achterstallige factuur van een andere onderneming wilt innen, spreekt men over B2B.

B2C incassotraject

Er moeten wettelijk gezien 15 dagen verstrijken vooraleer het incassotraject van start kan gaan voor B2C. Daarna tracht het bureau zo snel mogelijk tot een minnelijke schikking te komen. Dit zal gebeuren door de schuldenaar te bereiken via zo veel mogelijk kanalen (brief, e-mail, fax, telefoon, sms). Indien er na twintig dagen geen contact is geweest, wordt er een persoon ter plaatse gestuurd.

B2B Incassotraject

Voor het B2B incassotraject is er geen wettelijke wachttijd van 15 dagen na de eerste brief. Vanaf de eerste dag kan het bureau van start gaan. Er wordt meteen onderzocht of de onderneming misschien niet over het budget beschikt (solvabiliteitsproblemen). Na een korte periode van geen respons, zal er ook hier een bezoeker ter plaatse worden gestuurd. De gerechtelijke weg is het laatste redmiddel.

Wat mag een incassobureau niet doen?

Het is van belang om te weten wat een incassobureau niet mag doen.

  • Ze kunnen geen buitensporig hoge bedragen in rekening brengen om een bedrag te innen. De administratie- en registratiekosten moeten redelijk zijn, in verhouding tot het bedrag dat moet worden terugbetaald.
  • Ze mogen geen officiële documenten uitbrengen zoals een dagvaarding. Dat mag enkel de gerechtsdeurwaarder.
  • Een conceptdagvaarding sturen is vaak een onderdeel van de strategie van het bureau om de schuldenaar te doen betalen. Dit mag, maar heeft geen geldige juridische status.
  • Indien je als schuldenaar vragen stelt over de vordering, of deze betwist, dan mag het incassobureau niet doorgaan met aanmanen. De incassoprocedure moet dan worden opgeschort.
  • Ze mogen geen telefonische oproepen of huisbezoeken doen tussen 22 en 8 uur.
  • De schuld moet geïncasseerd worden bij de schuldenaar, niet bij een derden.

Hoe weet ik of een incassobureau goed is?

Hebt u een klant die maar niet betaalt? Als onderneming is dat echt vervelend. Een incassobureau kan u daarbij helpen. Weet wel dat zij geen wettelijke status kennen. Iedereen kan dus een incassobureau opstarten. Hoe dan het kaf van het koren scheiden? T Tegenwoordig bestaan er heel wat websites die schuldeisers helpen bij het vinden van het juiste bureau. Daarnaast helpt het om zelf op de hoogte te zijn van wat een incassobureau kan en mag doen. De knoop kan u doorhakken op basis van een gevraagde offerte.

Wat is no cure no pay?

Vaak hanteren incassobureaus de ‘no cure no pay’-regel. Die stelt dat wanneer er geen geld geïncasseerd wordt, er geen kosten in rekening worden gebracht. Met hoge slagingspercentages zullen incassobureaus u trachten te over te halen met deze regel. Let wel op: meestal vallen de kosten voor de deurwaarder en gerechtelijke procedure hier niet onder. Deze dient u dus wel te betalen indien u een incassobureau inschakelt.

Wat zegt de wet over incassobureaus?

Tot voor 2002 waren er geen specifieke wetten omtrent het invorderen van schulden door incassobureaus. Omdat er veelvuldig misbruik werd gemaakt door incassobureaus, zijn er vandaag wel degelijk wettelijke restricties en richtlijnen.

  • Incassobureaus treden niet op in de plaats van schuldeisers, maar namens.
  • De incassobureaus zijn verplicht de minnelijke schuldvordering te starten met een schriftelijke ingebrekestelling. Pas daarna mogen er andere invorderingstechnieken worden gebruikt.
  • Ze kunnen geen gerechtelijke procedures starten of dwangmaatregelen opleggen.
  • Het schriftelijk contacteren van de schuldenaar is wettelijk omkaderd.
  • Zo moet er een duidelijke omschrijving zijn van de schuldvordering, de identiteit en contactgegevens van de oorspronkelijke schuldeiser en van het incassobureau.
  • Een duidelijke omschrijving van de schuld die openstaat.
  • Vermelding van de maatregelen die genomen zullen worden en de termijn waarbinnen er geen bijkomende invorderingsmaatregelen kunnen worden gesteld.
  • Het huisbezoek wordt ook wettelijk bepaald.
  • Het incassokantoor moet een huisbezoek eerst schriftelijk indienen, volgens alle bovenstaande regels conform.
  • Daarbij moet duidelijk de identiteit worden vermeld van wie ter plaatse zal komen.
  • Er moet vermeld staan dat de consument het huisbezoek kan en mag weigeren.

Wat is een deurwaarder?

Wanneer u te maken krijgt met een incassobureau, is de kans groot dat u ook in contact komt met een deurwaarder. Maar wat doet die precies?

Een deurwaarder is een openbaar ambtenaar. Hij heeft wettelijke bevoegdheden om betalingen bij schuldenaars af te dwingen. Zo zorgt de deurwaarder ervoor dat schuldeisers hun rechtmatige geldsom terug kunnen vorderen. De deurwaarder voert dus vonnissen uit. Stel dat de rechter bepaalt dat iemand een bepaalt bedrag moet betalen, en deze persoon weigert, dan kan de deurwaarder beslag leggen op zijn vermogen, inkomen en (on)roerende zaken. Dit kan tegen de wil van de persoon in gebeuren, maar volgens het vonnis uitgesproken door de rechter.

Wat is een gerechtelijke deurwaarder?

Een deurwaarder wordt door de rechter aangewezen. Hij of zij leest bij de aanvang van een zitting in de rechtbank zijn rol voor, zodat voor alle betrokken partijen duidelijk is wat hij/zij doet. Een gerechtsdeurwaarder daarentegen is iemand die door de kroon benoemd wordt. De gerechtsdeurwaarder beschikt over het algemeen meer rechten. Zo kan hij een dagvaarding volgen en afhandelen.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau heeft geen wettelijke status. Dat betekent dat deze geen dagvaarding kan uitbrengen, maar ook geen beslag kan leggen op uw inkomen, vermogen en/of (on)roerend goed. Dat alles kan een deurwaarder wel. Dat gezegd zijnde, heeft een incassobureau wel slagkracht. Wanneer u de betalingsaanmaningen consistent negeert, zal de schuldeiser overgaan tot gerechtelijke procedures. Het is dus altijd verstandig te reageren op een aanmaning ter betaling, of deze nu van een deurwaarder of incassobureau afkomstig is.

Wat is beslaglegging?

Wanneer u voor een lange periode het nalaat om uw facturen te betalen, kan een er een beslaglegging volgen. Dat betekent dat de deurwaarder een beslag legt op uw vermogen, zoals uw loon, goederen, bankrekening,.. Dat gebeurt net zo lang tot u het achterstallige bedrag hebt terugbetaalt.

Een beslaglegging is een drastische maatregel, dus het zal nooit zomaar vanuit de hemel komen vallen: voor een beslaglegging bent u eerst meermaals schriftelijk gecontacteerd.

Wat zijn incassokosten?

Een onderneming die zijn facturen betaalt wilt zien, moet daar soms ver voor gaan. Een incassobureau onder de arm nemen is niet gratis. De kosten die iemand of een onderneming moet maken ter inning van zijn achterstallig betaald geld, dat zijn incassokosten. Deze mag de schuldeiser onder bepaalde voorwaarde in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten voor een gerechtelijke procedure: administratiekosten, bureaukosten, aanmaankosten, buitengerechtelijke kosten. Let wel op: deze zijn wettelijk begrensd. Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten, berekend op de hoofdsom die moet worden terugbetaald. Indien u hier een idee van wilt hebben, bestaan er online tools om de incassokosten te berekenen.

Wat is een minnelijke invordering?

Facturen die niet betaald worden, zullen niet meteen gerechtelijk worden ingevorderd. Eerst probeert men een minnelijke invordering op te zetten. Zoals het woord het al zegt, is dit minnelijk. Het gaat dan over aanmaningsbrieven, telefoontjes en mails. Geen enkele van deze maatregelen zijn dwingend. Hier kan een incassobureau optreden.

Indien de schuldenaar hier niet op reageert, kan de schuldeiser de schuld ‘opeisbaar’ stellen. In dit geval kunnen er kosten, intresten en schadevergoedingen worden aangerekend. Wanneer ook op de minnelijke invordering niet wordt gereageerd, kan de schuldeiser overgaan tot een gerechtelijke procedure. Bij een gerechtelijke invordering kunnen wel dwangmaatregelen worden ingezet, zoals via een gerechtsdeurwaarder.

Incassobureau’s vergelijken?

Wilt u graag incassobureau’s vergelijken voordat u een firma inschakelt om uw geld terug te vorderen? Vergelijk offertes via onze offertedienst en vind het incassobureau dat het beste bij u past. De offertedienst is geheel vrijblijvend en gratis. Alleen maar voordeel dus. Start vandaag nog en vul het offerteformulier in!

Bronnen